Com organitzar un Family Day per a empreses | Guia pràctica

Organitzar un Family Day és una molt bona manera d’agrair a l’equip la seva dedicació i compartir una jornada especial amb les seves famílies. És una oportunitat per sortir de la rutina, conèixer-se en un ambient diferent i gaudir d’una experiència compartida més enllà del dia a dia a la feina.

Ara bé, quan arriba el moment de posar-s’hi, sorgeixen els dubtes: on ho fem?, quines activitats podem proposar?, com aconseguim que tant els infants com els adults s’ho passin bé?, quin pressupost hem de preveure?

Després d’organitzar esdeveniments corporatius de tota mena i per a grups de dimensions molt diferents, tenim una cosa clara: no cal omplir la jornada d’activitats perquè sigui un èxit. El secret és trobar una proposta que encaixi amb la manera de ser de l’empresa, les persones que hi participaran i el pressupost disponible.

Si esteu pensant a organitzar un Family Day per a la vostra empresa, us compartim algunes idees i consells pràctics per començar a donar forma a la jornada.

1. Abans de triar les activitats, definiu quin tipus de jornada voleu organitzar

Pot semblar un detall menor, però és el punt de partida. Abans de començar a buscar activitats o espais, és important tenir clar quin tipus d'experiència voleu oferir a les famílies.

No hi ha una única manera d'organitzar un Family Day. Algunes empreses busquen una jornada tranquil·la per compartir temps en família; d'altres volen aprofitar l'ocasió per celebrar un aniversari d'empresa o reunir un equip que habitualment treballa des de diferents ubicacions.

Us imagineu un matí informal perquè les famílies coneguin les instal·lacions de l'empresa? Preferiu una jornada a l'aire lliure, amb activitats per a totes les edats i un dinar plegats? O potser us ve més de gust organitzar una festa amb música, tallers, espectacles i propostes per gaudir en família?

2. Trieu un espai on tothom pugui gaudir de la jornada

L'espai que escolliu condiciona bona part de l'experiència i les possibilitats de l'esdeveniment.

Si la vostra empresa disposa d'unes instal·lacions adequades, celebrar-hi el Family Day pot ser una opció pràctica i còmoda. Si, en canvi, preferiu canviar d'ambient, podeu optar per una masia, una finca envoltada de natura o un espai per a esdeveniments que us permeti combinar activitats, zones de descans i servei de restauració.

Més enllà que l'espai sigui bonic, és important valorar si realment és adequat per al tipus de jornada que voleu organitzar.

Hi ha prou espai per fer les activitats? On dinaran els assistents? Hi ha zones d'ombra per als dies de calor? Els accessos i els lavabos són adequats per a les famílies i els infants?

I, si el Family Day se celebra a l'aire lliure, hi ha una qüestió que convé resoldre abans de contractar: què farem si plou?

Disposar d'un pla alternatiu realista us evitarà improvisacions d'última hora. No totes les activitats es poden traslladar a un espai interior, per això és important preveure les possibles alternatives des del primer moment.

3. Quines activitats podem organitzar perquè tothom en gaudeixi?

Aquesta és, sens dubte, una de les parts més divertides de preparar un Family Day, però també és fàcil deixar-se portar per la gran quantitat d'opcions que hi ha.

Tallers creatius, jocs gegants, inflables, gimcanes, espectacles, activitats esportives... Les possibilitats són moltes, però l'important és escollir aquelles que millor s'adaptin a les edats dels participants, a l'espai disponible i a l'ambient que vulgueu crear.

Per començar, us deixem algunes idees que acostumen a funcionar molt bé:

• Per als més petits: tallers de manualitats, activitats creatives i espais de joc adaptats a la seva edat.
• Per als infants de diferents edats: inflables, jocs gegants, reptes i gimcanes.
• Per als adults: jocs participatius, experiències gastronòmiques i desafiaments per equips.
• Per gaudir en família: cerques del tresor, jocs cooperatius i activitats en què pares, mares i fills puguin participar plegats.

Una altra opció és donar un fil conductor a tota la jornada a través d'una temàtica. Una fira vintage, una aventura d'exploradors o uns jocs olímpics familiars poden ajudar a crear una experiència més completa i donar personalitat a l'esdeveniment.

I un consell: no cal que tothom faci el mateix durant tota la jornada. De fet, combinar activitats de participació lliure amb altres de dinamitzades i organitzades per torns acostuma a funcionar molt bé. Així, cada família pot triar què li ve més de gust fer en cada moment.

Un detall important: reserveu també estones per descansar, menjar i conversar. Un Family Day no ha de convertir-se en una cursa d'activitats. També és important deixar espai perquè les famílies puguin compartir temps juntes sense presses.

4. Organitzeu bé els horaris i els serveis

Quan hi ha moltes persones i diverses activitats, és important planificar bé els horaris i distribuir els espais per evitar cues i aglomeracions.

Per exemple, en una jornada per a 120 persones, podeu combinar tallers per torns, jocs de participació lliure, una zona infantil i activitats conjuntes per a tota la família.

També cal preveure el servei de càtering: un esmorzar, un aperitiu, un dinar informal o food trucks, segons l'horari i el format de l'esdeveniment. Si hi participen infants, no oblideu les opcions adaptades i les possibles al·lèrgies o intoleràncies.

No descuideu els petits detalls, com la música, la senyalització, les zones d'ombra o el personal de coordinació. Una bona organització és clau perquè tothom pugui gaudir de la jornada sense preocupacions.

5. Quant costa organitzar un Family Day per a empreses?

Aquesta és una de les primeres preguntes que sorgeixen quan una empresa es planteja organitzar un Family Day. I la resposta és que el pressupost pot variar molt segons el tipus de jornada, el nombre d'assistents i els serveis que vulgueu incloure.

No és el mateix preparar un matí d'activitats a les instal·lacions de l'empresa que organitzar una jornada en una finca, amb diverses activitats, càtering i personal de coordinació.

A l'hora de calcular el pressupost, cal tenir en compte principalment:

• L'espai: instal·lacions pròpies o lloguer d'un recinte.
• Les activitats: nombre de propostes, durada, materials i monitors.
• El càtering: esmorzar, aperitiu, dinar o food trucks.
• La producció: transport, muntatge, decoració i necessitats tècniques.
• La coordinació: personal necessari perquè tot funcioni correctament durant la jornada.

Si el pressupost és limitat, no cal renunciar a una jornada especial. Sovint, dues o tres activitats ben pensades i adaptades al vostre equip poden funcionar molt millor que un programa ple de propostes.

6. Amb quanta antelació cal començar a organitzar un Family Day?

El més recomanable és començar a preparar un Family Day amb uns 2 o 3 mesos d'antelació, sobretot si heu de reservar un espai, contractar diverses activitats o coordinar diferents proveïdors.

Fer-ho amb temps us permetrà valorar diferents opcions, trobar l'espai més adequat i preparar una jornada que encaixi amb les necessitats de la vostra empresa.

Perquè us feu una idea, aquests són els principals passos:

• Al principi: definir la data, el pressupost i el nombre aproximat d'assistents. També és el moment de buscar espais i valorar possibles activitats.
• Un cop definida la proposta: reservar els serveis, confirmar les activitats, organitzar el càtering i planificar els espais.
• Les últimes setmanes: confirmar el nombre d'assistents, revisar possibles al·lèrgies o necessitats especials i coordinar els horaris amb els proveïdors.

I una cosa important: si heu triat un espai a l'aire lliure, no deixeu per a l'últim moment el pla B en cas de pluja. És millor tenir una alternativa clara abans de contractar els serveis.

El dia de l'esdeveniment, una bona coordinació marcarà la diferència. Tenir algú pendent dels horaris, els proveïdors i els possibles imprevistos us permetrà oblidar-vos de l'organització i gaudir de la jornada amb les vostres famílies.

Preparem junts el vostre pròxim Family Day?

No hi ha dos Family Days iguals. Algunes empreses busquen una jornada plena d'activitats i diversió; d'altres prefereixen una trobada tranquil·la a l'aire lliure, i n'hi ha que volen sorprendre el seu equip amb una festa temàtica o una experiència diferent.

A The Green Vintage Events ens agrada conèixer cada projecte, escoltar les vostres idees i trobar la proposta que millor s'adapti a la vostra empresa i a les famílies que hi participaran.

Ens ocupem de tot el procés: des de la proposta inicial i la selecció de les activitats fins a la coordinació dels proveïdors i els últims detalls del dia de l'esdeveniment.

Teniu ganes d'organitzar un Family Day a la vostra empresa? Us convidem a descobrir alguns dels nostres projectes de Family Day i a explicar-nos què teniu en ment.

Parlem del vostre Family Day i comencem a donar forma a una jornada per gaudir plegats!