Cómo organizar un Family Day para empresas: ideas, actividades y presupuesto

Cómo organizar un Family Day para empresas: guía práctica

Organizar un Family Day es una buena manera de agradecer al equipo su trabajo y compartir una jornada diferente con sus familias. Es un día para salir de la rutina, conocerse en otro ambiente y disfrutar juntos fuera de la oficina.

Pero cuando empiezas a organizarlo, aparecen las dudas:** ¿dónde lo hacemos?, ¿qué actividades podemos preparar?, ¿cómo conseguimos que disfruten tanto los niños como los adultos?, ¿qué presupuesto necesitamos?**

Después de organizar eventos corporativos de diferentes formatos y tamaños, tenemos claro que no hace falta preparar una jornada llena de actividades para que salga bien. Lo importante es encontrar una propuesta que tenga sentido para vuestra empresa, para las personas que asistirán y para el presupuesto disponible.

Si estás pensando en organizar un Family Day, aquí tienes algunas ideas y consejos que te ayudarán a empezar.

1. Antes de buscar actividades, piensa en qué tipo de jornada quieres organizar

Parece obvio, pero es el primer paso y condiciona todas las decisiones posteriores.

¿Queréis organizar una mañana informal para que las familias conozcan las instalaciones de la empresa? ¿Preferís pasar un día al aire libre con actividades y comida? ¿O estáis pensando en una fiesta con música, talleres y espectáculos?

No hay una única manera de organizar un Family Day. Algunas empresas buscan una jornada tranquila para compartir tiempo en familia; otras quieren aprovechar la ocasión para celebrar un aniversario o reunir a un equipo que habitualmente trabaja en diferentes ubicaciones.

Tener claro el objetivo os ayudará a elegir mejor el espacio, las actividades y el formato.

2. Ten en cuenta quién vendrá, especialmente las edades de los niños

No es lo mismo organizar un evento para 50 personas adultas que preparar una jornada para 120 asistentes entre empleados, parejas y niños.

Y aquí hay un detalle que a veces se pasa por alto: la edad de los más pequeños.

Una actividad que funciona muy bien con niños de 9 o 10 años puede resultar demasiado complicada para uno de 3. Y, por supuesto, también queremos que los adultos encuentren propuestas en las que participar, en lugar de pasar toda la jornada pendientes de entretener a los niños.

Por eso, antes de elegir las actividades, recomendamos hacer una pequeña previsión de asistentes y dividir a los niños por franjas de edad.

Por ejemplo, podéis combinar un taller creativo para los más pequeños, juegos gigantes para compartir en familia y una gymkana en la que participen niños mayores y adultos.

No es necesario que todo el mundo haga lo mismo durante todo el día. De hecho, ofrecer diferentes opciones suele funcionar mucho mejor.

3. ¿Dónde celebrar un Family Day?

El espacio puede cambiar por completo el tipo de evento que podéis organizar.

Si la empresa dispone de unas instalaciones amplias y agradables, celebrar allí el Family Day puede ser una buena opción. Los empleados ya conocen el lugar, los desplazamientos pueden ser más sencillos y es posible aprovechar parte de la infraestructura existente.

Si preferís salir de la oficina, una finca o un espacio rodeado de naturaleza permite organizar actividades al aire libre, habilitar zonas de descanso y reunir a todo el mundo para comer.

También existen espacios para eventos que permiten combinar actividades, catering y espectáculos en un mismo recinto.

A la hora de elegir, no nos fijaríamos únicamente en si el lugar es bonito. Hay que pensar en cómo funcionará durante la jornada.

¿Hay espacio suficiente para las actividades? ¿Dónde comerán las familias? ¿Tenemos sombra si hace calor? ¿Hay baños accesibles? ¿Qué pasa si llueve?

Esta última pregunta es especialmente importante. Si el evento es al aire libre, conviene saber desde el principio qué alternativa tenemos en caso de mal tiempo. No todas las actividades se pueden trasladar fácilmente a un espacio interior, así que es mejor resolverlo antes de contratar.

4. ¿Qué actividades podemos organizar para un Family Day?

Esta suele ser una de las partes más divertidas de la planificación, pero también donde aparecen más opciones de las que realmente necesitamos.

Podéis organizar una jornada con talleres, juegos, hinchables, espectáculos, gymkanas, actividades deportivas o propuestas creativas. La elección dependerá de las edades, el espacio, el número de asistentes y el ambiente que queráis conseguir.

Algunas ideas que funcionan bien son:

Talleres creativos. Manualidades, pintura, construcción o actividades artísticas en las que cada participante pueda llevarse algo hecho por él mismo.

Juegos gigantes y actividades participativas. Son una buena opción para crear un ambiente distendido y conseguir que participen personas de diferentes edades.

Gymkanas y retos familiares. Permiten que niños y adultos colaboren para superar pruebas. Se pueden adaptar a un espacio exterior, a las instalaciones de la empresa o incluso a una temática concreta.

Hinchables y juegos infantiles. Pueden tener mucho protagonismo en jornadas con bastantes niños, siempre que se disponga del espacio adecuado y de la supervisión necesaria.

Espectáculos y animación. Magia, música, circo o propuestas participativas pueden funcionar muy bien como punto de encuentro para todos los asistentes.

Actividades para compartir en familia. A veces, las mejores experiencias son las que permiten que padres, madres e hijos hagan algo juntos, sin separar constantemente a los participantes por edades.

¿Nuestra recomendación? No intentar incluirlo todo. Es preferible seleccionar actividades que encajen bien entre sí y que permitan disfrutar de la jornada sin ir corriendo de un sitio a otro.

5. Cómo organizar las actividades para que todo el mundo pueda disfrutarlas

Imaginemos un Family Day para unas 120 personas, entre adultos y niños de diferentes edades.

Si todas las actividades empiezan a la misma hora, es posible que algunas zonas se llenen demasiado mientras otras quedan prácticamente vacías. Y si todo el mundo tiene que participar en una actividad tras otra, la jornada puede acabar siendo demasiado rígida.

Una alternativa es distribuir las propuestas en diferentes espacios y combinar actividades con horarios concretos con otras que estén disponibles durante buena parte del evento.

Por ejemplo, podéis tener talleres con turnos, juegos gigantes de participación libre, una zona infantil y un espacio central para un espectáculo o una actividad conjunta.

También es importante dejar tiempo para hablar, descansar, comer y disfrutar sin prisas. Al fin y al cabo, una de las razones para organizar un Family Day es que las personas puedan compartir tiempo fuera de su rutina habitual.

La distribución de los espacios y el número de monitores o dinamizadores dependerán de las actividades elegidas y de la asistencia prevista. Son detalles que conviene revisar antes de cerrar la propuesta.

6. El catering también forma parte de la experiencia

¿Un desayuno, un aperitivo, una comida informal o una fiesta con food trucks? La elección dependerá del horario y del tipo de jornada.

Si organizáis una mañana de actividades, quizá sea suficiente con ofrecer un desayuno o un pequeño aperitivo. Si la idea es pasar el día entero fuera de casa, seguramente tendrá más sentido incluir una comida.

Cuando hay niños, conviene pensar también en opciones que les resulten cómodas y atractivas, además de recoger con antelación las alergias e intolerancias alimentarias.

Y un detalle práctico: no olvidéis calcular bien los tiempos del servicio. Si todas las familias van a comer a la vez, necesitaréis una organización diferente a la de un evento en el que los asistentes puedan acercarse a comer de manera escalonada.

Lo mismo ocurre con otros servicios, como la música, la decoración, la fotografía o la señalización. No siempre son imprescindibles, pero pueden ayudar a dar personalidad al evento si encajan con el formato elegido.

7. ¿Cuánto cuesta organizar un Family Day para empresas?

Esta es una de las primeras preguntas que suelen surgir, y la respuesta depende bastante de lo que queráis hacer.

No es lo mismo organizar una mañana de juegos y talleres en las propias instalaciones de la empresa que alquilar una finca, contratar varias actividades, incorporar espectáculos y terminar con una comida para todos.

Para preparar un presupuesto realista, hay que tener en cuenta principalmente:

• El alquiler del espacio, si es necesario.
• Las actividades, los materiales y el personal.
• El catering y las bebidas.
• El montaje, el transporte y los elementos de producción.
• La coordinación del evento.
• Las necesidades técnicas y el plan alternativo en caso de lluvia.

Si el presupuesto es limitado, no significa que tengáis que renunciar a una buena jornada. A veces, aprovechar un espacio propio y concentrar la inversión en dos o tres actividades bien elegidas da un resultado mucho mejor que intentar incluir demasiadas cosas.

Lo importante es definir las prioridades desde el principio y comparar propuestas que incluyan los mismos servicios. Así podréis valorar realmente qué ofrece cada presupuesto.

8. ¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizarlo?

Dependerá del tamaño del evento, de la fecha y del espacio que queráis reservar. Si tenéis una fecha muy concreta o necesitáis un recinto para muchas personas, empezar con unos meses de margen os dará más opciones.

Como orientación, podéis organizar la planificación en tres fases.

Al principio, definid el presupuesto, la fecha, el número de asistentes y el formato. Es el momento de buscar espacios y valorar las principales actividades.

Cuando tengáis la propuesta definida, confirmad los proveedores, organizad el catering, diseñad la distribución de los espacios y comunicad los detalles a los empleados.

En las últimas semanas, revisad las inscripciones, confirmad el número de asistentes, recoged las necesidades alimentarias y cerrad los horarios con todos los proveedores. Si el evento es al aire libre, repasad también el plan alternativo por lluvia.

Y, por supuesto, el día del evento es importante que haya una persona responsable de coordinar los servicios y resolver los imprevistos. Así, el equipo de la empresa puede centrarse en disfrutar de la jornada.

9. Antes de darlo todo por cerrado, revisa estos detalles

Cuando la propuesta ya está definida, merece la pena repasar algunos puntos que pueden pasar desapercibidos entre tantas decisiones:

• ¿El espacio es adecuado para el número de asistentes?
• ¿Las actividades encajan con las edades de los niños?
• ¿Hay alternativas para quienes prefieren propuestas más tranquilas?
• ¿Los horarios permiten disfrutar sin prisas?
• ¿Están previstas las necesidades de catering y alimentación?
• ¿Tenemos claro qué haremos si llueve?
• ¿Los proveedores conocen sus horarios y responsabilidades?
• ¿Los empleados tienen toda la información necesaria para asistir?

Resolver estas cuestiones con antelación ayuda a evitar improvisaciones y permite que la jornada fluya mucho mejor.

¿Estás pensando en organizar un Family Day para tu empresa?

Cada empresa tiene sus propias necesidades, y cada equipo es diferente. Por eso, nos gusta empezar escuchando qué tenéis en mente, conocer el tipo de jornada que os gustaría organizar y encontrar una propuesta que encaje con vuestro espacio, vuestro equipo y vuestro presupuesto.

En The Green Vintage Events organizamos Family Days y eventos corporativos a medida, desde la búsqueda del espacio y la selección de actividades hasta la coordinación de los diferentes servicios.

Si estáis pensando en reunir a vuestros empleados y sus familias para disfrutar de un día diferente, descubre nuestro proyecto de Family Day para empresas y cuéntanos vuestra idea. Estaremos encantadas de ayudaros a darle forma.