Cómo organizar un Family Day para empresas | Guía práctica

Organizar un Family Day es una buena manera de agradecer al equipo su trabajo y compartir una jornada diferente con sus familias. Es un día para salir de la rutina, conocerse en otro ambiente y disfrutar juntos fuera de la oficina.

Pero cuando empiezas a organizarlo, aparecen las dudas: ¿dónde lo hacemos?, ¿qué actividades podemos preparar?, ¿cómo conseguimos que disfruten tanto los niños como los adultos?, ¿qué presupuesto necesitamos?

Después de organizar eventos corporativos de diferentes formatos y tamaños, tenemos claro que no hace falta preparar una jornada llena de actividades para que salga bien. Lo importante es encontrar una propuesta que tenga sentido para vuestra empresa, para las personas que asistirán y para el presupuesto disponible.

Si estás pensando en organizar un Family Day, aquí tienes algunas ideas y consejos que te ayudarán a empezar.

1. Antes de buscar actividades, piensa en qué tipo de jornada quieres organizar

Parece obvio, pero es el primer paso y condiciona todas las decisiones posteriores.

¿Queréis organizar una mañana informal para que las familias conozcan las instalaciones de la empresa? ¿Preferís pasar un día al aire libre con actividades y comida? ¿O estáis pensando en una fiesta con música, talleres y espectáculos?

No hay una única manera de organizar un Family Day. Algunas empresas buscan una jornada tranquila para compartir tiempo en familia; otras quieren aprovechar la ocasión para celebrar un aniversario o reunir a un equipo que habitualmente trabaja en diferentes ubicaciones.

Tener claro el objetivo os ayudará a elegir mejor el espacio, las actividades y el formato.

2. Elige un espacio que permita disfrutar de la jornada

El lugar condicionará buena parte de la experiencia.

Si vuestra empresa dispone de instalaciones adecuadas, celebrarlo allí puede ser una opción práctica. Si preferís cambiar de ambiente, una finca, un espacio rodeado de naturaleza o un recinto para eventos os permitirá combinar actividades, zonas de descanso y catering.

Más allá de que el espacio sea bonito, hay que pensar en cómo funcionará durante el evento.

¿Hay suficiente sitio para las actividades? ¿Dónde comerán los asistentes? ¿Hay sombra si hace calor? ¿Los accesos y los baños son adecuados para las familias?

Y, si el Family Day se celebra al aire libre, hay una pregunta que conviene resolver antes de contratar: ¿qué haremos si llueve?

Tener una alternativa realista evitará tener que improvisar a última hora. No todas las actividades pueden trasladarse al interior, así que es mejor comprobarlo desde el principio.

3. ¿Qué actividades podemos organizar para todas las edades?

Esta es una de las partes más divertidas de preparar un Family Day, pero también es fácil dejarse llevar por la cantidad de opciones disponibles.

Podéis organizar talleres creativos, juegos gigantes, hinchables, gymkanas, espectáculos o actividades deportivas. La elección dependerá de las edades, el espacio y el ambiente que queráis crear.

Algunas ideas que suelen encajar bien son:

• Para los más pequeños: manualidades, talleres creativos y espacios de juego adaptados.
• Para niños de diferentes edades: hinchables, juegos gigantes, retos y gymkanas.
• Para los adultos: juegos participativos, experiencias gastronómicas o desafíos por equipos.
• Para toda la familia: búsquedas del tesoro, juegos cooperativos y actividades en las que padres, madres e hijos puedan participar juntos.

También podéis dar un hilo conductor a la jornada con una temática: una feria vintage, una aventura de exploradores o unos juegos olímpicos familiares, por ejemplo.

No es necesario que todos hagan lo mismo durante todo el día. De hecho, combinar actividades de participación libre con otras organizadas por turnos suele funcionar muy bien.

Un detalle importante: reservad también tiempo para descansar, comer y charlar. La idea es disfrutar de un día en familia, no ir corriendo de una actividad a otra.

4. Organiza bien los horarios y los servicios

Cuando hay muchas personas y varias actividades, es importante organizar bien los espacios y los horarios para evitar colas y aglomeraciones.

Por ejemplo, en una jornada para 120 personas, podemos combinar talleres con turnos, juegos de participación libre, una zona infantil y un espacio para espectáculos o actividades conjuntas.

También hay que pensar en el catering: un desayuno, un aperitivo, una comida informal o food trucks, según el horario y el formato del evento. Si vienen niños, conviene prever opciones para ellos y consultar posibles alergias o intolerancias.

Y no olvidéis detalles como la música, la señalización, las zonas de sombra y el personal de coordinación. Son pequeños aspectos que ayudan a que todo funcione y los asistentes puedan disfrutar sin preocupaciones.

5. ¿Cuánto cuesta organizar un Family Day para empresas?

Esta es una de las primeras preguntas que suelen surgir cuando empezamos a organizar un Family Day. Y la respuesta es que depende mucho del tipo de jornada que tengáis en mente.

No requiere la misma inversión organizar una mañana de actividades en las propias instalaciones de la empresa que alquilar una finca, contratar diferentes propuestas de animación y terminar el día con una comida para todos.

Hay varios factores que influyen directamente en el presupuesto:

• El espacio: si se celebra en las instalaciones de la empresa o hay que alquilar un recinto.
• Las actividades: el número de propuestas, los materiales necesarios, la duración y el personal que participa.
• El catering: desde un pequeño aperitivo hasta una comida completa o diferentes food trucks.
• La producción: transporte, montaje, decoración, sonido y otros elementos técnicos.
• La coordinación: el personal necesario para supervisar los servicios y asegurar que todo funcione correctamente.

Si el presupuesto es ajustado, no significa que tengáis que renunciar a una buena jornada. A veces, es mejor apostar por dos o tres actividades bien elegidas que intentar incluir muchas propuestas sin un hilo conductor.

6. ¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizarlo?

Nuestra recomendación es empezar a preparar un Family Day con unos 2 o 3 meses de antelación, especialmente si necesitáis reservar un espacio, contratar diferentes actividades o coordinar varios proveedores.

De esta manera tendréis más margen para comparar opciones, encontrar el espacio que mejor encaje y diseñar una jornada que tenga sentido para vuestro equipo.

A grandes rasgos, estos serían los pasos:

• Primeros meses: definir la fecha, el presupuesto y el número aproximado de asistentes. También es el momento de buscar espacios y empezar a valorar las actividades.
• Con la propuesta definida: reservar los servicios, confirmar las actividades, organizar el catering y preparar la distribución de los espacios.
• Las últimas semanas: cerrar el número de asistentes, revisar posibles alergias o necesidades especiales y coordinar los horarios con todos los proveedores.

Y hay algo que no dejaríamos para el último momento: el plan B por si llueve. Si habéis elegido un espacio exterior, es importante tener clara la alternativa antes de confirmar todos los servicios.

El día del evento, contar con una buena coordinación es fundamental. Alguien debe estar pendiente de los horarios, los proveedores y cualquier imprevisto para que vosotros no tengáis que preocuparos de nada y podáis disfrutar de la jornada.

¿Preparamos juntos vuestro próximo Family Day?

Cada Family Day es diferente. Hay empresas que buscan una jornada llena de actividades y diversión, otras prefieren un encuentro más relajado al aire libre y otras quieren sorprender a sus equipos con una experiencia temática.

En The Green Vintage Events nos gusta escuchar vuestras ideas, conocer qué necesitáis y buscar la mejor manera de convertirlas en una jornada para disfrutar en familia.

Nos encargamos de dar forma a la propuesta, seleccionar las actividades, coordinar los servicios y cuidar cada detalle para que todo salga como lo habíamos imaginado.

¿Te gustaría organizar un Family Day en tu empresa? Puedes descubrir algunos de nuestros proyectos de Family Day y contarnos qué tienes en mente. ¡Estaremos encantadas de ayudarte!